SÖZLEŞME SÜRECİ
Ajansımızdan destek almaya hak kazanan başvuru sahiplerinin sözleşme imzalarken sunması gereken belgeler:

– Mali Destek Programları kapsamında sözleşme sırasında sunulması gereken belgeler ve açıklamalara ulaşmak için tıklayınız.

– Teknik Destek (TD) Programı kapsamında  sözleşme sırasında sunulması gereken belgeler ve açıklamalara ulaşmak için tıklayınız.

Not : Bu listeler önceki dönem destek programlarında sunulması gereken evrakların listesi olup bilgi amaçlı olarak yayınlanmaktadır.  Yeni destek programları için bu listeler güncellenebilmektedir.

PROJE İHALELERİNE ERİŞMEK İÇİN TIKLAYINIZ

PROJE İHALELERİ
EĞİTİM DOKÜMANLARI
Mali Destek Programı kapsamında destek almaya hak kazanan ve kendileriyle sözleşme imzalanan yararlanıcılara yönelik proje uygulama dönemi ve satın alma rehberine ilişkin eğitimler gerçekleştirilmektedir.
Eğitimlerde İzleme ve Değerlendirme Birimi uzmanları katılımcıları projelerin bundan sonraki adımları, proje uygulama sürecinde raporlama, ödeme süreçleri, proje yönetimi, uygulama usul ve esasları ile satın alma kuralları hakkında proje sahipleri bilgilendirmektedir. Ayrıca, proje uygulama sürecindeki temel dökümanlardan Proje Uygulama Rehberi, Satın Alma Rehberi ve Görünürlük Rehberi’nden nasıl faydalanacakları hakkında detaylı bilgiler verilmektedir.

2022 Yılı Mali Destek Programı kapsamında gerçekleştirilen uygulama eğitimi sunumlarını indirmek için  tıklayınız.

Sıkça Sorulan Sorular

1SÖZLEŞMELERDEN DOĞAN DAMGA VERGİSİNİ ÖDEMEK YARARLANICININ SORUMLULUĞUNDA MIDIR?
Ajans ile yararlanıcı arasında imzalanan sözleşme tek nüsha olarak hazırlandığı için, toplam bütçe tutarı üzerinden (binde 9,48 oranında) damga vergisi doğmaktadır ve bu tutarın taraflarca vergi dairesine ödenmesi gerekmektedir. Ajansın damga vergisi muafiyeti bulunduğundan, söz konusu damga vergisinin tamamını projeyi imzalayan karşı tarafın (yararlanıcı) ödemesi gerekmektedir (Damga vergisi muafiyeti bulunan kurumlar hariç). Damga vergisi, damga vergisi mükellefiyeti tesis ettirmemiş kişilerce, sözleşme imzalandığı tarihten itibaren 15 gün içinde vergi dairesine beyan edilerek yatırılmalıdır. Damga vergisi mükellefiyeti olan kurumlar, ilgili dönem beyannamesinde beyan ederek vergi dairesine ödeyebilirler. Her iki durumda da Ajans ile yararlanıcı arasında yapılan sözleşmeden doğan damga vergisinin yasal süresi içinde ödendiğine ilişkin dekontun ve ilgili damga vergisi beyannamesinin Ajans’a sunulması gerekmektedir.
2PROJE KOORDİNATÖRÜNÜN PROJE FAALİYETLERİ BAŞLADIKTAN SONRA ATANMASI DURUMUNDA HERHANGİ BİR BİLDİRİMDE BULUNMAYA GEREK VAR MI?
Söz konusu durum küçük değişiklik kapsamına girdiği için bildirim mektubu (PUR’ da esasları yer alan) düzenlenmesi gerekmektedir.
3İHALE SÜRECİNDE GÖREV YAPACAK DEĞERLENDİRME KOMİSYONUNA, PROJE YARARLANICISI ÇALIŞANLARI/YÖNETİCİLERİNİN HARİCİNDE DIŞARIDAN ATAMA YAPILABİLİR Mİ?
İş ile ilgili tecrübe ve bilgiye sahip olması koşuluyla değerlendirme komitesine dışarıdan atama yapılması mümkündür.
4PROJE HESABINI KULLANMAK ZORUNDA MIYIZ?
Mali destekler kapsamında gerek Ajansın sağlayacağı destek tutarı gerekse de yararlanıcının karşılayacağı eş finansman tutarının T.C. Ziraat Bankası Bursa Şubesinde yararlanıcıların veya ortağın kendi adlarına açmış oldukları proje hesabı kullanılarak harcanması zorunludur. Bu uygulama, Banka ile yaptığımız protokol uyarınca, Ajans olarak, proje hesabının ekstresini görme ve harcamaları gerçekleştiği gün izleyerek gerektiğinde sözleşmenin eki olan bütçe ile karşılaştırma ve proje dönemi sonunda hesaptan gerçekleşen toplam bütçeyi görüp, projenin ne kadar tutarla gerçekleştirildiğini tek bir hesap ekstresi üzerinden izleme imkânı sağlamaktadır. Kâr amacı güden kurumlarda proje kapsamında istihdam edilen personelin maaşı ile ilgili olarak, kurum proje hesabından kendi hesabına maaş ödemesini aktardıktan sonra tüm çalışanlarının maaş ödemesini kendi hesaplarından yapabilir. Bu harcama ile ilgili olarak firma, personel için düzenlediği kendisinin ve çalışanın imzası olan bordroyu ajansa sunmalıdır. Ayrıca proje hesabından çekilen paranın çalışana ödediğine dair dekontu da destekleyici belge olarak ajansa sunacaktır. Kamu kurumları için, eş finansman olarak gösterilen mevcut personelin proje kapsamında çalıştıkları zamana tekabül eden maaşlarının ödenmesinde proje hesabının kullanılması zorunluluğu bulunmamakta olup, ilgili kamu kurumunda çalışan söz konusu personel için kurumunca halihazırda düzenlenen maaş bordrosunu ajansa ibraz edecektir. Her iki durumda da proje kapsamında çalışan kişi için proje personeli zaman çizelgesi (PUR Ek 5.1) destekleyici belge olarak ibraz edilmelidir.
5PROJE KAPSAMINDAKİ ÖDEMELERİMİZİ ÇEK İLE YAPABİLİR MİYİZ?
Çek ile ödeme yapılması mümkün olmamaktadır.
6SATIN ALMALARA HEMEN (İLK İZLEME ZİYARETİ ÖNCESİ) BAŞLANMASINA İZİN VERİLİYOR MU?
İlk izleme ziyaretleri, sözleşmelerin imzalanmasına müteakip gerçekleştirilecektir. Bu ziyaretlerin bir amacı da satın almaları da içerecek şekilde projenin önemli aşamalarını ve tarihlerini belirlemek ve gerekli ise güncellenmesine destek olmak ve satın alma faaliyetleri, idari konular ve raporlama yükümlülükleri hakkında yararlanıcıya tavsiyelerde bulunmaktır. Bu ziyaretler gerçekleşmeden önce yararlanıcı satın alma planlarını oluşturabilir, izleme uzmanı geldiğinde bu plana nihai şekil verilir. İzleme ziyaretine kadar ihale dokümanlarının hazırlanmasına başlanabilir, şartname yazılabilir. Ancak ihale sürecinin (sonradan herhangi bir uygunsuzluğa yol açılmamasını temin etmek için) izleme uzmanı ile satın alma planı yapıldıktan sonra başlatılması esastır. Bununla birlikte, projenin uygulanması için çok acil ihtiyaçlar söz konusu olduğunda, satın alma stratejinizi planlayarak ilgili izleme uzmanınıza da danışmak suretiyle faaliyetlerinize başlayabilirsiniz.
7ÖZELLİKLE YURT DIŞINDAN MAKİNE ALIMLARINDA, FİRMAMIZIN MAKİNE BEDELİNİN TAMAMINI PEŞİN ÖDEYEREK SATIN ALMASI MÜMKÜN MÜDÜR?
Satın Alma Rehberi ekinde yer alan Teklif Dosyası Genel Koşullar “Madde 26) Ön Ödeme ve Ödemeler” aşağıdaki şekilde düzenlenmiştir. “(1) Sözleşmenin Özel Koşullarında açıkça belirtilmek kaydıyla ön ödeme yapılabilir. Bu durumda Yüklenici ön ödeme tutarı kadar avans teminat mektubu sunacaktır. (2) Yapım işi ve hizmet alımı sözleşmelerinde ödemeler hak ediş esasına göre yapılacaktır. Sözleşme Makamı, Yüklenicinin ödeme için gerekli evrakları ve ödeme talebini intikal ettirmesinden itibaren inceleme yapacak ve ödemenin yapılması için uygunluğun tespit edilmesi üzerine transfer gerçekleştirilecektir. (3) Mal alımı sözleşmelerinde ödemeler, sözleşme konusu malın teslimini takiben yapılacaktır. Ön ödeme öngörülmesi durumunda, sipariş mektubunu takiben ön ödeme yapılır ve bakiye mal tesliminde faturaya istinaden ödenir.”
8BAŞVURU SAHİBİ YA DA ORTAKLARI TARAFINDAN SAĞLANMASI GEREKEN EŞ FİNANSMAN TUTARININ NAKDİ OLARAK PROJE HESABINDA GÖRÜLMESİ ZORUNLU MUDUR? EŞ FİNANSMAN KATKISI SÖZLEŞME İMZALANDIKTAN HEMEN SONRA PROJEYE DAHİL EDİLMELİ MİDİR?
Başvuru sahibi ya da ortakları tarafından sağlanacak eş finansman, projeye özel olarak açılacak banka hesabı üzerinden harcamaları yapmak üzere kullanılacaktır. Eş finansmanın sözleşme imzalanır imzalanmaz proje hesabına yatırılması zorunlu değildir. Söz konusu eş finansman proje süresi boyunca proje hesabına yatırılabilir.
9YURT DIŞINDAKİ TEDARİKÇİLERDEN MAL ALIMLARINDA İHALE TARİHİ İLE SÖZLEŞME/TESLİM TARİHİ ARASINDA KUR FARKI OLURSA BU KUR FARKINDAN KAYNAKLANAN MALİYET UYGUN MALİYET MİDİR?
Proje Uygulama Rehberinin “2.3. Uygun Maliyetler” başlığı altında döviz kuru zararları uygun olmayan maliyetler arasında sayılmaktadır.
10YURT DIŞINDAN MAKİNE ALIMLARINDA YABANCI PARA CİNSİNDEN ÖDEME YAPILACAKSA TL OLARAK AÇILAN PROJE HESABI NASIL KULLANILACAKTIR?
Böyle durumlarda, tarafınızca, T.C. Ziraat Bankası Bursa Şubesinde TL proje hesabına bağlı bir yabancı para proje hesabı açılacak olup (yeni proje hesabına ilişkin Mali Kimlik Formunun Bankaya onaylatılarak Ajansa ulaştırılması gerekir), eş finansman buraya doğrudan yabancı para olarak yatırılarak yabancı para cinsinden ödeme yapılabilecektir. Destek Yönetim Kılavuzu “2.1.1.1.6. Sözleşmelerin İmzalanması” başlığı altında belirtildiği üzere, Ajans tarafından karşılanacak toplam uygun maliyetler belirlenirken, yararlanıcılar tarafından zorunlu olarak milli para birimi dışındaki yabancı para cinsinden yapılmış harcamalara ilişkin yabancı para cinsinden düzenlenmiş harcama belgeleri sunulması durumunda, bu belgelerdeki miktarlar belgenin düzenlenme tarihindeki Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası döviz satış kuru esas alınmak suretiyle milli para birimine dönüştürülür ve dönüşüm sonucu hesaplanan tutarlar dikkate alınır. Harcamanın ihale usulüyle yapılması durumunda teklifin yabancı para birimi üzerinden verilmesi durumunda teklifin alındığı tarihteki döviz kuru ile harcama belgesinin düzenlendiği tarih arasında kur farkı olması durumunda uygun maliyet hesabında ajans tarafından söz konusu tutarlardan düşük olan baz alınacaktır.
11BÜTÇENİN STANDART FORMATINDA “1. İNSAN KAYNAKLARI” KISMINDA BÜTÇELENEN PERSONEL ÜCRETLERİ İLE “6. DİĞER HİZMETLER” BAŞLIĞI ALTINDA BÜTÇELENEN VE DIŞARIDAN SATIN ALINAN HİZMETLER ARASINDAKİ FARK NEDİR? BU HARCAMALAR NASIL BELGELENİR?
Hizmet alımı yoluyla çalıştırılan personel bütçede “İnsan Kaynakları” kısmında gösterilemez. “İnsan Kaynaklarında gösterilen personel bordro düzenlenmek suretiyle ilgili kurumun bünyesinde çalışmalıdır. Soruda bahsedilen personelin geçici olarak hizmet alımı yoluyla projede çalışacağı anlaşılmakta olup bütçenin “Diğer Maliyet ve Hizmetler” kısmında gösterilmesi gerekir. Nihai olarak izleme ziyaretlerinde Ajans olarak arayacağımız belgeler, “İnsan Kaynakları” kaleminde gösterilen giderler için bordro, “Diğer Maliyet ve Hizmetler” kaleminde gösterilen giderler için hizmet faturası olacaktır.
12HAK EDİŞİN GERÇEKLEŞMİŞ OLMASI İÇİN YARARLANICININ TEDARİKÇİSİNE ÖDEME YAPMASI ŞART MIDIR? VADELİ YAPTIĞI BİR SATIN ALMANIN FATURASINI İBRAZ ETMESİ YETERLİ MİDİR?
Proje Uygulama Rehberinin “2.5.1 Ara ve Nihai Raporlar” başlığı altında “ “Yararlanıcı, kanıtlayıcı ve destekleyici belge olarak başta 4/1/1961 tarihli ve 213 sayılı Vergi Usul Kanununda düzenlenen vesikalar olmak üzere, 31/05/2006 tarihli ve 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu ile diğer ilgili mevzuat hükümleri uyarınca harcama belgesi olarak tanımlanan belgeler ile ödeme yükümlülüğü altına girdiğini kanıtlar. Yararlanıcı bu belgeleri ve ajans tarafından raporla ilgili görülüp de yararlanıcıdan talep edilen diğer bilgi ve belgeleri ara/nihai rapor ekinde ajansa sunar. Kamu kesimi dışındaki yararlanıcılar, nihai ödeme için nihai raporun mevzuat uyarınca ajansa sunulması gereken son tarihe kadar yapmış olduğu ödemelerin fiilen gerçekleştiğini gösteren usulüne uygun olarak düzenlenmiş dekont veya kredi kartı ekstresi gibi belgeleri ajansa ibraz etmek zorundadır.” denilmektedir. Bu ifadeye göre ara raporlarda hak ediş hesaplanabilmesi için yararlanıcının ödeme taahhüdü altına girmesi yeterlidir, yani yukarıda yazılı şartların yerine getirilmesi kaydıyla vadeli ödeme yapılabilir. Nihai raporda ise tüm ödemelerin tamamlanması gerekmektedir (Kamu kurum ve kuruluşları hariç olmak üzere). Yani vadeli alımlara ait bakiyenin tamamı proje bitiş tarihinden önce kapatılmalıdır.
13PROJELERİN SÖZLEŞMEDE BELİRTİLEN SÜREDEN DAHA ERKEN BİTİRİLMESİ TALEP EDİLEBİLİR Mİ?
Proje Uygulama Rehberi’nin “2.2 Sözleşme Değişikliği” kısmında belirtildiği üzere; yararlanıcıların projelerini, Ajans ile imzaladıkları sözleşme hükümleri doğrultusunda uygulamaları esastır. Bu nedenle projeyi ilk planlandığı şekilde uygulamaya çalışmalısınız. Ancak, faaliyetler öngörülen süreden daha erken tamamlanmış ve proje fiilen sona ermiş ise, bu ve benzeri taleplerin uygunluğu görüşülebilir.
14İHALELERDE BEKLENEN KALİTEYİ SUNAMAYACAK TEDARİKÇİLERDEN ALIM YAPMAK ZORUNDA KALIR MIYIZ?
İhalelerde belli bir tedarikçiyi, modeli, ürünü tanımlayan ifadeler kullanılmaz. Ancak, ihale şartnamelerinde ihaleye teklif verecek olan tedarikçilerin daha önce benzer işi yapmış olmaları, bunu hak ediş belgeleriyle belgelemeleri, yeterli teknik servisinin bulunması gibi hususlar yer alabilir, ihale dosyasının belli bir bedel ödenerek satın alınması şartı getirilebilir. Yine ihale kapsamında geçici ve kesin teminat istenecektir. Tüm bu ve bunun gibi hususlar, ihalelere girmek isteyen firmaların daha ciddi olmalarını sağlayacak, bu yeterlilikte olmayan firmaları ihaleye girmekten caydıracaktır. Dolayısıyla, ihale şartnamelerinin oluşturulması ihale süreçlerinde en önemli aşamadır. Ancak, ihalelerde sadece tek bir firmanın gireceği şekilde
15YURT DIŞINDAKİ FİRMALAR İHALELERE NASIL GİRECEKLER?
Eğer tedarikçi yurt dışında bulunuyorsa, bu firmaların yurt içinde distribütörleri bulunabilir. Bu distribütörler ihalelere kendi adlarına katılarak teklif verebilirler. Distribütörleri bulunmaması halinde yabancı istekliler ihaleye teklif vererek doğrudan katılabilir. Bu durumda ihalenin yurt dışındaki firmalara da açık olduğu isteklilere talimatlarda belirtilmelidir. Ancak unutulmamalıdır ki, hazırlanan ihale şartnameleri, yerli / yabancı ayrımı olmaksızın tüm firmalar için geçerlidir. İhalelere sadece tek bir firmanın gireceği şekilde rekabeti ve eşitlik ilkesini zedeleyici şartname düzenlenemez. Uygun olan tüm tedarikçilerin ihalelere katılımını sağlamak esastır. Bu hususlara aykırı şekilde yapılan ihaleler geçerli değildir. İhale dosyasını oluşturan belgelerin Türkçe yanında başka dillerde de hazırlanıp isteklilere satılması/sunulması halinde, ihale dosyasının anlaşılmasında, yorumlanmasında ve Sözleşme Makamı ile istekliler arasında oluşacak anlaşmazlıkların çözümünde Türkçe metin esas alınacaktır. Buna göre ihale dosyasının yabancı dilde hazırlanması halinde, isteklinin teklifinin geçerli sayılabilmesi için yabancı dilde hazırlanmış dokümanların noter onaylı suretlerinin teklif dosyasına eklenmesi gerekmektedir.
16DOĞRUDAN TEMİN USULÜ İLE İLGİLİ OLARAK, SAYILI KANUN’UN 22/D MADDESİNDEKİ DOĞRUDAN TEMİN LİMİTİNİN ALTINDA OLAN ALIMLARDA FİYAT ARAŞTIRMASINI NASIL YAPACAĞIZ? BÜYÜK / KÜÇÜK TÜM ALIMLARDA FİYAT TEKLİFİ ALMAK ŞART MIDIR?
Satın alma rehberinin “2.1. Doğrudan Temin” başlığı altında, doğrudan temin usulü ile yapılan alımlarda birden fazla tedarikçi/hizmet sunucusu/yapım müteahhidi ile görüşülmesinin ve fiyat tekliflerinin alınmasının doğru olacağı ifade edilmektedir. Teamül, aynı kalitede ürünü satan 3 tedarikçiden fiyat teklifi almaktır. Doğrudan temin usulü ile yapılan tüm satın almalarda piyasa araştırması yapmak esastır. Arızi gider niteliğindeki çok düşük bedelli satın almalar söz konusu ise (sözleşmenin eki olan bütçede gider kalemi olarak bulunması şarttır), proje ömrü boyunca söz konusu olabilecek bu tip ihtiyaçlar birleştirilerek tek seferde satın alınacak şekilde yine piyasa araştırması yapılabilir. Çok düşük bedelli kırtasiye giderleri gibi alımların birleştirilerek satın alınması buna örnektir. Piyasa araştırması, Sözleşme Makamının konusunda uzman ve tecrübeli elemanları tarafından yapılmalı ve mümkün olduğu müddetçe, proforma faturalar, görüşme tutanakları veya internet ortamından tespit edilen fiyat, görüntü ve tarih kayıtları ile desteklenmelidir. Bu şekilde hareket edilmesindeki amaç, harcanan kamu kaynağı niteliğindeki paranın karşılığında en iyi değeri ve en uygun çözüm önerisini alabilmek için rekabeti sağlamaktır.
17AYLIK 2.000 TL’YE KADAR ÖDEMELERİ BANKA HESABINI KULLANMADAN NAKİT OLARAK YAPABİLECEĞİMİZ HUSUSU UYGULAMA REHBERİNDE VAR. BU YOLU KULLANABİLİR MİYİZ?
Öncelikle, sözleşmenin eki olan bütçede bulunan kalemler dışında harcama yapılmaması şarttır. Ayrıca bütçede bulunan bu harcamaların tamamının bankadaki proje hesabından yapılması esastır. Ancak, uygulama sürecinde, bütçede olan ve nakit ödeme yapılmasını gerektiren harcamalar da söz konusu olabilir. Örneğin proje faaliyeti kapsamında yurt dışına gidişlerde otobüs bileti alınmasını gerektiren durumlarla karşılaşılabilir. Bu tip harcamalar nakit ödemeyi gerektiren faaliyetlerdir. Bu durumda, yararlanıcı kendi cebinden bu parayı ödeyerek faturasını sonradan gerçekleşecek olan izleme ziyaretinde ve ara raporunda ibraz etmek suretiyle harcama yapabilir, bu harcamalar uygun maliyet olarak değerlendirilecektir. Bu tip harcamaların bütçelenmiş olması ve bütçede faaliyet olarak açıkça tanımlı olan işler için yapılması esastır. Yararlanıcının projeyle ilgisi olmayan kendi işleriyle ilgili harcamaları olduğu tespit edilirse bunlar uygun olmayan maliyet olarak değerlendirilecektir. Her halükârda aylık nakit harcamaların toplamı 2.000 TL’yi aşamaz.
18PROJE UYGULAMA REHBERİNDE KÜÇÜK BİLDİRİMLER KONUSU İLE İLGİLİ KISIMDA, BANKA HESABI DEĞİŞİKLİĞİNİN KÜÇÜK BİLDİRİM OLDUĞU YER ALIYOR. PROJE HESABINI KULLANMAK ZORUNDA OLDUĞUMUZA GÖRE BU İFADEDEN KASTEDİLEN NEDİR?
Eğer Ajans birden fazla banka ile ya da bir bankanın birden fazla şubesiyle protokol imzalamış olsaydı, bu durumda yararlanıcı, başlangıçta protokol yapılan bankada açtığı proje hesabını, Ajansın protokol imzaladığı diğer bankada da hesap açarak buraya taşıyabilecek ve bunun için Ajans’a bildirimde bulunabilecekti. Ancak, Ajans olarak sadece T.C. Ziraat Bankası Bursa Şubesi ile protokol imzaladığımız için banka hesabı değiştirilememektedir.
19BÜTÇE REVİZYONUNDA SİLİNEN ANCAK PROJE İÇİN ÇOK ÖNEMLİ OLAN BAZI KALEMLER İDARİ MALİYETLERDEN KARŞILANABİLİR Mİ?
Proje Uygulama Rehberinin “2.3. Uygun Maliyetler” başlığı altında; doğrudan giderlerin belli bir oranına karşılık gelen, projenin yönetim ve gözetimine ilişkin genel maliyetler olarak tanımlanabilecek dolaylı giderler “idari gider” olarak kabul edilmiştir. İdari giderler, proje bütçesinin herhangi bir kalemi altında doğrudan gider olarak bütçelendirilmiş bir gideri kapsamamalıdır. Uygunluk açısından Sözleşme Ek II-Genel Koşullar madde 14, 16 ve 17’de belirlenen koşulları taşımalıdır. Sorudaki kalemlerin bu kapsamda olup olmadığını incelemek gerekir.
20BAZI SATIN ALMALARIMIZI (ÖRNEĞİN BİLGİSAYAR) BÜYÜK TEKNOLOJİK MARKETLERDEN KREDİ KARTIYLA YA DA NAKİT OLARAK YAPMAK ZORUNDA KALACAĞIZ. BURADA PROJE HESABINI NASIL KULLANABİLİRİZ?
Büyük teknoloji marketlerden alışverişlerde kredi kartı seçeneği yerine firmaların eft/havale hesapları bulunmaktadır. Bu tip harcamaları yapmadan önce, ilgili tedarikçiden istediğiniz modeli seçip, sorumlu kişi ile görüşerek banka IBAN bilgilerini almalısınız. Daha sonra proje hesabınızın bulunduğu T.C. Ziraat Bankası Bursa şubesine proforma faturayla faks ile talimat geçerek (para transferini proje hesabından yapmak kaydıyla internet bankacılığını da kullanabilirsiniz) ilgili tedarikçinin hesabına para transferi yapıp ödemeyi yaptığınıza ilişkin banka dekontunu temin ederek tedarikçiye götürüp satın almak istediğiniz ürünün alımını gerçekleştirebilirsiniz.
21MALİ DESTEK TUTARI AJANS TARAFINDAN PROJE HESABINA YATIRILANA KADAR, YARARLANICI OLARAK FAALİYETLERİMİZE KENDİ EŞ FİNANSMANIMIZI KULLANMAK SURETİYLE BAŞLAMAK İSTİYORUZ. BU DURUMDA PROJE HESABINA YATIRDIĞIMIZ EŞ FİNANSMANIMIZA BLOKE KONULACAK MI? HARCAMALARIMIZI NASIL GERÇEKLEŞTİRECEĞİZ?
Banka, proje hesabına yatan tüm paraları bloke etmektedir. Proje hesabına yatırılan eş finansmanın kullanımı da ajans onayına tabidir. Proje hesabına sehven fazladan ya da yanlış yatırılan tutarlar ajans onayı alınarak firmanın/kurumun kendi hesaplarına çekilebilir.
22MALİ DESTEK PROGRAMI KAPSAMINDA DESTEKLENEN PROJEMİZ İÇİN BAŞKA BİR KURUMDAN DA DESTEK ALABİLİR MİYİZ?
Kalkınma Ajansları Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliği’nin destek yasağı başlıklı 7. Maddesinin 4.fıkrası gereği ajans desteği alan projeler ulusal/uluslararası başka desteklerden yararlanamaz.
23BİLDİRİM MEKTUPLARI VE ZEYİLNAME YAZILARIMIZI AJANSA E-MAİL YA DA FAKSLA ULAŞTIRMAMIZ YETERLİ MİDİR?
KAYS üzerinden düzenlenen bildirim mektupları ve zeyilname yazılarının ıslak imzalı asıllarını Ajansa ulaştırmanız gerekmektedir. Bu evraka Ajans bünyesinde giriş tarihi yazılarak numara verilecek olup evrakın Ajansa ulaştığı tarih olarak bu giriş tarihi baz alınacaktır.
24ARA VE NİHAİ ÖDEMELER KONUSUNDA DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR NELERDİR?
Proje Uygulama Rehberi ekleri içinde yer alan “Rapor Kontrol Listesi” referans alınarak raporlar hazırlanacaktır. Kontrol listesine uygun hazırlanmayan raporlar ajansa tarafından kuruma iade edilebilir. Söz konusu rapor kontrol listesine ajansın internet sitesinde proje uygulama başlığından uygulama dokümanları kanalıyla ulaşılabilir.
25YAPILAN İHALE SONUCUNDA, MAKİNE/EKİPMAN BEDELİ, TÜRKİYE’DE İHALEYE GİREN TEMSİLCİYE/DİSTRİBÜTÖRE DEĞİL DE MAKİNEYİ ÜRETEN YURT DIŞINDAKİ ÜRETİCİ FİRMAYA FATURASI KARŞILIĞINDA DOĞRUDAN ÖDENEBİLİR Mİ?
Yurt içindeki firma kendi adına ihaleye girmiş ve ihale üzerinde kalmış ise sözleşme bu firma ile yapılmalıdır. Sözleşmede taraf olarak 3. bir kişinin adı geçemez, sorumluluk 3. bir firmaya devredilemez. Yalnız yüklenici firmanın yurt dışındaki üretici firma ile kendi aralarında yapmış oldukları anlaşma gereği faturanın yurt dışı firma tarafından kesilmesi ve ödemenin 3. bir tarafa (üretici firma) hesaplarına yapılması söz konusu ise bu durumun sözleşmenin özel şartlarında belirtilmesi gerekir. Sözleşme özel şartlarında “Madde 3 Sözleşme Bedeli ve Ödemeler” başlığı altında yüklenicinin yazılı talebi halinde makine/ekipmanın üreticisinin Sözleşme Makamına doğrudan keseceği fatura karşılığında makine/ekipman bedelinin doğrudan üretici firmanın hesaplarına transfer edebileceği ifade edilmelidir. Bu bağlamda, Sözleşme Makamı, sonradan olabilecek anlaşmazlıklara karşı yüklenici firmadan bu husustaki talebine ilişkin geçerli bir talep beyanı almalıdır.
26PROJE BÜTÇEMİZDE 2 KİŞİDEN DANIŞMANLIK HİZMETİ SATIN ALIMI ÖNGÖRÜLÜYOR. BU HİZMETİN TOPLAM BEDELİ DOĞRUDAN TEMİN LİMİTİNİN ÜZERİNDE. SÖZ KONUSU DANIŞMANLIK HİZMETİ SATIN ALIM İŞİNİ PARÇALAYARAK DOĞRUDAN TEMİN İLE GERÇEKLEŞTİRMEK MÜMKÜN MÜDÜR?
Söz konusu işlem suni bölme olarak nitelendirileceği için uygun değerlendirilmemektedir. Satın alma rehberinde “Satın alma faaliyetleri kapsamında uygulanacak ihale usulü değiştirilemez ve belirlenmiş parasal limitler dahilinde kalmak amacıyla, bütünlük arz eden işler suni bir şekilde kısımlara ayrılarak ihale edilemez.” denilmekte olup bu ifadeyle, ihale yoluyla alınması gereken mal/hizmetin parçalara ayrılarak doğrudan temin ile alınması kesin bir şekilde yasaklanmıştır. Satın alma faaliyetlerinde bu husus özellikle göz önünde bulundurulmalıdır.
27ŞARTNAMELERDE, HERHANGİ BİR STANDART ÖZELLİĞİ KULLANARAK TANIMLAYAMADIĞIMIZ MAKİNE/EKİPMANLAR İÇİN MARKA, MODEL BELİRTİLEBİLİR Mİ?
Bu konu satın alma rehberinin “1.3.3. Yeterli Şartnamelerin Hazırlanması” başlığı altında ifade edilmiştir. Şöyle ki; “Şartnamelerde, varsa ulusal ve/veya uluslararası teknik standartlara uygunluğu sağlamaya yönelik düzenlemeler de yapılır. Bu şartnamelerde teknik özelliklere ve tanımlamalara yer verilir. Belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilemez ve belirli bir marka veya modele yönelik özellik ve tanımlamalara yer verilemez. Ancak, ulusal ve/veya uluslararası teknik standartların bulunmaması veya teknik özelliklerin belirlenmesinin mümkün olmaması hallerinde “veya dengi” ifadesine yer verilmek şartıyla marka, patent veya model belirtilebilir.
28GERÇEKLEŞTİRİLEN İHALELERDE FİRMAMIZIN ORTAĞI OLAN KİŞİNİN SERMAYE SAHİBİ OLDUĞU DİĞER BİR FİRMA TEKLİF VEREBİLİR Mİ? İHALE ÜZERİNE KALDIĞINDA BU FİRMAYLA SÖZLEŞME İMZALANABİLİR Mİ?
Satın alma rehberinde “İsteklilere Talimatlar” kısmı 9. maddede ihaleye katılamayacak olanlar sayılmıştır. Bu maddenin “f” fıkrasında “(c), (d) ve (e) bentlerinde belirtilenlerin ortakları ile şirketleri (bu kişilerin yönetim kurullarında görevli bulunmadıkları veya sermayesinin %10’undan fazlasına sahip olmadıkları anonim şirketler hariç).” ibaresi bulunmaktadır. Bu maddede geçen durumda olan firmalar ihalelere katılamazlar.
29PROJEMİZİN BAŞVURU FORMUNDA TANIMLI OLAN PROJE ORTAĞI VE İŞTİRAKÇİLERİNDEN MAL/HİZMET SATIN ALIMI YAPABİLİR MİYİZ?
Destek Yönetim Kılavuzu “2.1.1.1.2 Uygunluk Kriterleri” maddesi altında “II. İştirakçiler” başlığı altında “İştirakçiler, teknik ve mali destek sağlama, uzmanlık aktarımı gibi konularda projede rol alabilir, ancak mali destekten doğrudan faydalanamazlar.” yine aynı maddenin “III. Yükleniciler” başlığı altında “4734 sayılı Kamu İhale Kanununa tabi yararlanıcılar için söz konusu mevzuat hükümleri saklı kalmak kaydıyla yararlanıcı, ortak ve iştirakçinin idaresi, denetimi veya sermayesi bakımından nüfuzu altında bulundurduğu gerçek ve tüzel kişiler, aynı proje kapsamında alt yüklenici olamazlar.” ifadeleri yer almaktadır. Bu ifadeler çerçevesinde ortak ve iştirakçilerin katkıları ayni katkı olarak kabul edilebilir, bunlardan mal ve hizmet alımı yapılamaz.
30İHALELERDE SÖZLEŞME AŞAMASINDA YÜKLENİCİDEN HANGİ BELGELER İSTENMELİDİR?
İhaleyi kazanan firma, SAR Ek.3 teklif dosyası 10. Maddesinde yer alan durumlarla ilgili ispatlayıcı belgeleri sunmalıdır.
31YARARLANICI OLARAK BİR SONRAKİ PROJE TEKLİF ÇAĞRISINA BAŞVURABİLİR MİYİZ?
Destek Yönetim Kılavuzu “2.1.1.1.2 Uygunluk Kriterleri maddesi altında “Başvuru Sahibinin ve Ortaklarının Uygunluğu” “Aynı takvim yılı içerisinde yapılacak proje teklif çağrıları kapsamında bir başvuru sahibi, ilgili ajansa tek başına en fazla altı projesi için destek başvurusunda bulunabilir ve ilgili ajans Yönetmeliğin 7/A maddesinin birinci fıkrasının (a) bendinde sayılan başvuru sahiplerinin en fazla iki projesine, (b) bendinde sayılan başvuru sahiplerinin ise bir projesine mali destek sağlayabilir. Bir başvuru sahibinin burada ifade edilen sayılardan daha fazla başarılı projesi varsa, sözleşmeler imzalanmadan önce başvuru sahibine başarılı olduğu projeler içinden hangisine destek almak istediği konusunda seçim hakkı tanınır. Yönetmeliğin 7/A maddesinin birinci fıkrasının (b) bendinde belirtilen başvuru sahiplerinin yararlanıcı olması durumunda, proje uygulama döneminde ve projenin tamamlandığı tarihi izleyen bir yıllık süre içerisinde aynı ajansa başvurması mümkün değildir. Bu hususlar KAYS’tan takip edilir. Bu sınırları aşan destek uygulamasına rastlanıldığında, bu tür sözleşmeler feshedilir ve sağlanan destek fer’ileriyle birlikte geri alınır. Yönetmeliğin 7/A maddesinin birinci fıkrasının (b) bendinde sayılan başvuru sahipleri, son üç yıl içerisinde ulusal ve uluslararası kaynaklardan aldıkları mali destek tutarları ile başvuru yapmış oldukları ve yanıt bekledikleri mali destekleri, başvuru formunda belirtmek zorundadırlar. Hâlihazırda herhangi bir kamu kurum ya da kuruluşundan finansal destek alan projeler ile proje kapsamındaki faaliyetlere eş zamanlı olarak mali destek sağlanamaz.”
32PROJE HESABINDA REPO YAPILDIĞINDA BU PARAYI HESAPLARDA GÖREMİYORUZ. BANKANIN PROJE HESABINDAKİ TUTARI GÜNLÜK OLARAK REPO YAPMASI BİZİM KULLANIMIMIZA ENGEL OLUR MU?
Proje hesabındaki tutar günlük olarak repoya bağlanmakta olup repo bağlandığında hesaptaki para görülememektedir. Ancak bu durum yararlanıcının parayı kullanmasına engel değildir. Proje kapsamında yapılacak ödemeleriniz söz konusu olduğunda bankaya talimat geçerek aynı gün içinde parayı kullanabilirsiniz. Paranın kısmen kullanılması gereken durumlarda, talimat geçildiği anda, talimat geçilen kısım kadar tutarın reposu bozularak tedarikçinize ödeme yapılacak, geri kalan kısmın reposu devam edecektir.
33İHALELERDE SÖZLEŞME AŞAMASINDA FİRMAMIZIN SGK VE VERGİ BORCU OLMADIĞINA DAİR DURUMU İNTERNETTEN BARKOTLU ÇIKTILARLA BELGELENDİRİLEBİLİR Mİ?
Firmanın SGK ve vergi borcu olmadığını ihale tarihi itibariyle göstermesi koşuluyla barkotlu internet çıktısı yeterli bir belgedir.
34HANGİ PROJELERDE KDV UYGUN MALİYET OLARAK DEĞERLENDİRİLMEKTEDİR?
Kalkınma Ajansları Destek Yönetim Kılavuzu’nun “2.1.1.1.2 Uygunluk Kriterleri” maddesi altında “Maliyetlerin Uygunluğu” başlığı altında, finansman desteği ve faizsiz kredi desteği dışında, Yönetmeliğin 7A/1-b maddesi gereğince yararlanıcı olanların Katma Değer Vergisi (KDV) giderleri uygun olmayan maliyet olarak belirtilmiştir. Buna göre Katma Değer Vergisi; kamu kurum ve kuruluşları, kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları, birlikler, kooperatifler, sivil toplum kuruluşları, organize sanayi bölgeleri, sanayi siteleri, serbest bölge işleticileri, teknoloji transfer ofisi şirketleri ile teknoloji geliştirme bölgesi, endüstri bölgesi ve iş geliştirme merkezi gibi kuruluşların yönetici şirketleri dışındaki kâr amacı güden tüm destek yararlanıcıları için uygun olmayan maliyet olarak kabul edilmektedir.
35AJANS TARAFINDAN VERİLEN HİBELERİ VE EŞ FİNANSMANIMIZI NASIL HARCAMAMIZ GEREKMEKTEDİR? BURADA UYGULANACAK YÖNTEM NASIL OLACAKTIR?
Projeye özel olarak açılan Ziraat Bankası Bursa şubesindeki hesaba Ajans ve yararlanıcı paraları yatırır. Hesaba yatırılan paralar blokeli olup harcama işlemleri ajans onayına tabidir. Yararlanıcı mal/hizmet alımını gerçekleştikten sonra ödeme talimatıyla beraber fatura ilgili uzmana gönderilir. İzleme uzmanı gerekli kontrolleri yaptıktan sonra talimatı bankaya yönlendirerek ödemenin gerçekleşmesini sağlar.
36AJANS’IN VERDİĞİ ÖN ÖDEMEYİ HARCADIM, PROJE FAALİYETLERİ İÇİN PARAYA İHTİYAÇ VAR GERİ KALAN PARAYI AJANS’TAN NE ZAMAN, NASIL ALACAĞIM?
Ajansın yapacağı ödeme prosedürleri, Proje Uygulama Rehberi “2.6. Ödeme Prosedürleri” başlığı altında açıklanmıştır.
37HARCAMA TEYİT RAPORU/DIŞ DENETİM RAPORU HAZIRLANMASI ZORUNLU MUDUR?
Ajans, finansman desteği ve faizsiz kredi desteği dışında, bütün projelerden denetim raporu talep eder. Bu denetim Kamu Gözetimi Muhasebe ve Denetim Standartları Kurumu tarafından yetkilendirilen bağımsız denetçiler ve bağımsız denetim kuruluşları ile serbest muhasebeci mali müşavirler ve yeminli mali müşavirler tarafından yapılabilir.
38SÖZLEŞME ESNASINDA VERMİŞ OLDUĞUM TEMİNAT MEKTUBUNU/NAKİT TEMİNATI GERİ ALMAK İÇİN NE YAPMAM GEREKİYOR?
Projesi biten, nihai raporunu sunan ve nihai ödemesini alan yararlanıcılar sözleşme esnasında vermiş oldukları teminat mektubunu/nakit teminatı geri alabilirler. Teminat mektubu/nakit teminatın Ajanstan geri alınması için yararlanıcılar şu prosedürü izlemelidirler: Projenin bittiğinin, nihai raporun verildiğinin ve nihai ödemenin alındığını belirten ayrıca teminat mektubunun/nakit teminatın geri alınmasının talep edildiği bir dilekçe hazırlamak gerekmektedir. Bu dilekçe yararlanıcının yasal temsilcisi tarafından imzalanmalıdır. Yararlanıcı sözleşme esnasında teminat mektubu verdiyse; dilekçesinde teminat mektubunu Ajans’tan almaya yetkili olan kişinin ad soyadı ve T.C. kimlik numarasını da belirtmelidir. Yararlanıcı sözleşme esnasında nakit teminat yatırdıysa; dilekçesinde nakit teminatın iade edilmesini istediği banka hesabı bilgileri ve IBAN numarasını da belirtmelidir. Teminat mektubunu Ajans’tan almaya yetkilendirilen kişinin nüfus cüzdan fotokopisi dilekçeye eklenmelidir. Dilekçenin hazırlandığı tarihten en geç 15 gün öncesine ait vergi borcu yoktur yazısı ve dilekçenin hazırlandığı tarihten en geç 1 ay öncesine ait SGK borcu yoktur yazısı dilekçeye eklenmelidir. Yukarıdaki belgeler hazırlandıktan ve Ajans’a teslim edilmesiyle teminat mektubu/nakit teminat iadesi prosedürü tamamlanmış olmaktadır ve yararlanıcılar teminat mektubu/nakit teminat iadesini alabilirler.
39PROJE İŞTİRAKÇİMİZİN DE LOGOSUNU GÖRÜNÜRLÜK TABELASINDA YER VERMEMİZ MÜMKÜN MÜDÜR?
İştirakçinin logosunun görünürlük tabelasında yer almasının bir sakıncası yoktur. Temel kural; proje faaliyetlerinde görünürlük ve tanıtım için kullanılan materyallerde, yararlanıcı ve/veya diğer ilgililerin logolarının BEBKA ve Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı logolarından daha büyük oranlarda veya yarışır şekilde kullanımının kesinlikle önlenmesidir.
40PROJE ORTAĞIM TAAHHÜT ETTİĞİ EŞ FİNANSMANI ÖDEMEK İSTEMİYOR, BU NOKTADA YAPTIRIM NEDİR?
Her halükarda, sözleşmeyi imzalayan taraf olması sebebiyle, eş finansman yükümlülüğü yararlanıcının kendi taahhüdü hükmünde olup, yerine getirilmemesi durumunda yararlanıcı bizzat sorumlu olacaktır.
41GEÇİCİ GÖREVLENDİRME İLE PROJEDE YER ALACAK BİR KAMU PERSONELİNİN MAAŞI EŞ FİNANSMAN OLARAK BÜTÇEYE YAZILABİLİR Mİ? BU UYGUN MALİYET SAYILIR MI?
Proje bütçesinde sadece yeni istihdam edilecek personelin maaşları uygun maliyet olarak kabul edilmektedir. Dolayısıyla halihazırda başvuru sahibi ve ortaklarında istihdam edilen personelin ücretleri uygun maliyet olarak değerlendirilmeyecektir.
42ÇAĞRI METNİNDE FAKÜLTELERİN ÜNİVERSİTELER ÜZERİNDEN BAŞVURU YAPABİLECEĞİ BELİRTİLMİŞTİR. BİR ÜNİVERSİTEDE BİRDEN FAZLA FAKÜLTENİN PROJE SUNMASI DURUMUNDA DEĞERLENDİRME SÜRECİ NASIL OLMAKTADIR?
Fakülteler tek başlarına uygun başvuru sahibi olmamakla birlikte bağlı bulundukları üniversite üzerinden, üniversitenin başvuru sahibi olacağı şekilde proje başvurusunda bulunabilirler. Başvuru rehberinde de belirtildiği üzere uygun başvuru sahipleri, program kapsamında toplamda en fazla 2 (iki) başvuru yapabilir ve Ajans bunlardan en fazla 1 (bir) tanesine destek sağlayabilir. Başvuru sahipleri tarafından ikiden fazla başvuru yapılması halinde başvurunun onaylandığı tarihi ve saati önce olan proje teklifi dikkate alınır, diğerleri değerlendirme dışı bırakılır. Başvurusu yapılan iki projenin de başarılı olması durumunda, başvuru sahibine hangi projenin uygulanacağına ilişkin başvuru sahibine seçim hakkı verilir.